PROCEDURA PER LA DISCIPLINA DELLE SEGNALAZIONI DI CUI AL D.LGS. 10 MARZO 2023 N. 24 (DISCIPLINA DEL WHISTLEBLOWING).

1. La presente procedura (di seguito Procedura) ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni (cd. Whistleblowing) su informazioni, adeguatamente circostanziate, riferibili alla MAX DIVANI S.r.l. e al suo personale (direttivo e non) relative a violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico,  del Modello Organizzativo di cui al D.lgs. n.231/2001, nonché del sistema di regole e procedure della MAX DIVANI S.r.l..
   La procedura è anche finalizzata a dare attuazione al Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, pubblicato in G.U. in data 15.03.2023, recante il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione (cd. disciplina Whistleblowing)”. Per quanto non espressamente indicato dalla presente Procedura resta integralmente applicabile quanto previsto dal suddetto Decreto Legislativo.
   La predetta normativa prevede, in sintesi:
   –    un regime di tutela verso specifiche categorie di soggetti che segnalano informazioni, acquisite nel contesto lavorativo, relative a violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente;
   –    misure di protezione, tra cui il divieto di ritorsioni, a tutela del Segnalante, dei colleghi e dei parenti del Segnalante e dei soggetti giuridici collegati al Segnalante;
   –    l’istituzione di canali di Segnalazione interni all’ente per la trasmissione di Segnalazioni che garantiscano, la tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante, della persona coinvolta e/o comunque menzionata nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione;
   –    oltre alla facoltà di sporgere denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, la possibilità (qualora ricorra una delle condizioni previste all’art. 6, comma 1, del D.lgs. n. 24/2023) di effettuare Segnalazioni esterne tramite il canale gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito ANAC), nonché di effettuare Divulgazioni pubbliche (al ricorrere di una delle condizioni previste all’art. 15, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023), tramite la stampa o mezzi elettronici o di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
   –    provvedimenti disciplinari nonché sanzioni amministrative pecuniarie irrogate da ANAC nei casi previsti dagli artt. 16 e 21 del d.lgs. n. 24/2023.

2. Destinatari della procedura.

Destinatari della Procedura sono:

–    l’Organo amministrativo della Società e l’Organismo di Vigilanza di cui al D.lgs. n. 231/2001;

–   i dipendenti, gli ex dipendenti e i candidati a posizioni lavorative, i soci, i clienti di MAX DIVANI S.r.l., nonché – a titolo non esaustivo – i partner, i fornitori, i consulenti, i collaboratori nello svolgimento della propria attività lavorativa che sono in possesso di Informazioni su violazioni come definite nella presente Procedura.

3. Scopo della Procedura.

La Procedura ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni, compresa l’archiviazione e la successiva cancellazione sia delle Segnalazioni sia della documentazione ad esse correlata, con le modalità indicate nel presente documento.

Sono escluse dal perimetro di applicazione della Procedura le Segnalazioni inerenti a contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante, che attengono esclusivamente alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate, salvo che siano collegate o riferibili alla violazione di norme o di regole/procedure interne.

Le segnalazioni anonime non verranno prese in considerazione ma verranno trattate alla stregua delle altre segnalazioni anonime e prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato.

4. Oggetto della Segnalazione.

Il Segnalante, usufruendo dei canali messi a disposizione dalla MAX DIVANI S.r.l. può effettuare segnalazioni circonstanziate inerenti a:

1. condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, ossia potenzialmente integranti i c.d. reati presupposto, di cui sia venuto a conoscenza in ragione delle funzioni svolte all’interno della MAX DIVANI S.r.l., ovvero dei rapporti (di qualsiasi tipo) con la medesima;
2. comportamenti e/o pratiche che violino le disposizioni del Modello, dei Protocolli, delle Procedure, delle Istruzioni Operative allegate, ovvero del Codice Etico adottato dalla MAX DIVANI S.r.l.;
3. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nell’Allegato del D.lgs. 24/2023, ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nell’Allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato del D.Lgs. 24/2023, relativi in ogni caso ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni delle norme in materia di imposte sulle società;
6. atti o comportamenti, che pur non rientrando espressamente nei punti precedenti, potenzialmente possono vanificare l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea regolanti i settori indicati nei punti c, d, e) del presente paragrafo. Sono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico.
7. Contenuto delle segnalazioni.

Il Whistleblower è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti di procedere alle dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione.

A tal fine, la Segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi: a) generalità del soggetto che effettua la Segnalazione con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’azienda; b) la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di Segnalazione; c) se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi; d) se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere il fatti oggetto di Segnalazione; e) l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di Segnalazione; f) l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti; g) ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

6. Modalità per effettuare le Segnalazioni.

Il segnalante che intenda denunciare un fatto riconducibile alle condotte elencate al paragrafo 4 deve seguire le seguenti istruzioni operative.

In particolare, la Segnalazione:

• deve essere effettuata in buona fede e non deve essere fondata su meri sospetti o voci;
• non deve assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali o giudizi morali volti a offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti.

Nello specifico, ai fini del presente paragrafo, il Segnalante può procedere alla Segnalazione mediante l’invio tramite la casella di posta elettronica whistleblowing@maxdivani.it ubicata nella sezione Whistleblowing del  sito https://maxdivani.it,  L’accesso alla visualizzazione delle e.mail è riservato solo al responsabile del whistleblowing che è stato identificato nel componente dell’Organismo di Vigilanza di cui al D.Lgs. n.231/2001.

Il componente dell’Organismo di Vigilanza, quale soggetto indicato per la gestione delle segnalazioni, svolge le seguenti attività:

• procede ad inviare – entro sette giorni dal ricevimento della Segnalazione – apposito avviso di conferma della ricezione della medesima al segnalante;
• successivamente, nel termine di venti giorni dal ricevimento della Segnalazione, valuta la sua ammissibilità, tenendo in considerazione i seguenti criteri: (i) manifesta insussistenza dei presupposti di legge oggettivi e soggettivi per l’esercizio del potere di indagine (es. Segnalazione effettuata da un soggetto non legittimato; Segnalazione avente ad oggetto la violazione di norme di legge non ricomprese nella disciplina del D.Lgs. 24/2023, etc.); (ii) manifesta insussistenza degli elementi essenziali della Segnalazione (es. descrizione dei fatti, indicazione delle circostanze di tempo e luogo della violazione, indicazione del responsabile della medesima); (iii) manifesta infondatezza della Segnalazione per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare ulteriori indagini; (iv) Segnalazione dal contenuto generico, tale da non consentire la comprensione dei fatti; (v) Segnalazione inerente a rivendicazioni legate ad un interesse di carattere personale del segnalante, senza alcun collegamento diretto e/o indiretto agli interessi della MAX DIVANI S.r.l.;
• ove lo ritenga utile ed opportuno, – prima di esprimere la propria valutazione in ordine all’ammissibilità della Segnalazione – può richiedere al Segnalante elementi integrativi tramite il canale dedicato;
• in mancanza di integrazioni, in presenza di integrazioni insufficienti, ovvero nei casi di cui ai punti precedenti, ove non abbia ritenuto necessario o opportuno richiedere alcuna integrazione per la manifesta inammissibilità della Segnalazione, procede alla sua archiviazione, provvedendo a darne apposita comunicazione al segnalante;
• ove ritenga la Segnalazione ammissibile, avvia l’ulteriore attività di indagine al fine di valutarne la fondatezza. In particolare, il medesimo potrà richiedere ulteriori informazioni al Segnalante, ovvero ai soggetti eventualmente dallo stesso indicati come testimoni dei fatti, ovvero potrà acquisire documenti utili da altri uffici della MAX DIVANI S.r.l., avvalendosi altresì del supporto di altre funzioni aziendali, avendo sempre cura di non compromettere in alcun modo la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato;
• in ogni caso, ove fosse opportuno il coinvolgimento di ulteriori soggetti, interni o esterni alla MAX DIVANI S.r.l., in quanto informati dei fatti segnalati, non dovrà in alcun modo trasmettere la Segnalazione ai medesimi, limitandosi unicamente all’eventuale comunicazione degli esiti delle verifiche effettuate, e se del caso, estratti accuratamente anonimizzati della Segnalazione, prestando la massima attenzione per evitare che dalle informazioni fornite sia possibile risalire all’identità del segnalante e del segnalato;
• nel termine massimo di tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione, fornisce opportuno riscontro al segnalante, indicando se la Segnalazione sia stata ritenuta infondata e quindi archiviata, ovvero se la medesima sia risultata fondata. In ogni caso, avrà cura di fornire adeguata motivazione della propria valutazione;
• si potranno configurare due differenti scenari:

1. all’esito delle indagini condotte, ritiene che la Segnalazione sia infondata e procede con la sua archiviazione, redigendo motivata relazione;
2. all’esito delle indagini condotte, ritiene la Segnalazione fondata. In questo caso, trasmette le risultanze istruttorie agli organi aziendali preposti (ed in particolare al Consiglio di Amministrazione) ovvero ad autorità esterne, in relazione ai profili di illiceità riscontrati. Si assicura in ogni caso che la documentazione trasmessa non contenga riferimenti espliciti o impliciti all’identità del segnalante;
   • nel caso sub B, ove la Segnalazione concerna la condotta illecita di un dipendente e/o collaboratore della MAX DIVANI S.r.l., seguirà l’instaurazione di opportuno procedimento disciplinare, ai sensi dell’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori e nel pieno rispetto del principio di contradditorio tra le parti, tenendo conto delle specificità dello status giuridico del soggetto nei cui confronti si procede (apicale, sottoposto, collaboratore);
   • nel caso sub B, ove la Segnalazione concerna la condotta illecita di un fornitore e/o professionista della MAX DIVANI S.r.l., l’Amministratore unico, opportunamente notiziato, potrà procedere alla risoluzione del rapporto contrattuale in corso, riservandosi in ogni caso di agire nelle sedi giudiziarie più opportune per la tutela degli interessi legali della MAX DIVANI S.r.l.;
   • si precisa che ove la Segnalazione concerna la condotta illecita dell’Amministratore unico, il componente l’organismo di Vigilanza trasmetterà le risultanze della propria attività all’Anac o, qualora ravvisi un’ipotesi di reato, all’Autorità giudiziaria competente;
   • in ogni caso, all’esito dell’attività istruttoria di sua competenza, non potrà formulare o trasmettere alcun genere di parere in relazione alla tipologia e all’entità della sanzione da irrogare nel caso concreto;
   • rende conto nella relazione annuale del numero delle segnalazioni ricevute e sul loro stato di avanzamento, assicurandosi, in ogni caso, che tale documentazione non contenga riferimenti in ordine all’identità del segnalante e del segnalato, né riferimenti impliciti che possano condurre ad identificare tali soggetti.

6. Conservazione delle segnalazioni.

Il componente dell’Organismo di Vigilanza si occupa anche della conservazione delle segnalazioni ricevute e della relativa documentazione.

In particolare, provvede a:

• compilare e aggiornare il Registro delle Segnalazioni, indicando: il fatto segnalato, nome e cognome del Segnalante ed eventuali dati di contatto, data dell’invio dell’avviso di ricevimento, eventuale richiesta di integrazioni, attività di indagine svolte, data di riscontro della Segnalazione, esito della Segnalazione (fondata/non fondata), note sulle conseguenze della Segnalazione;
• raccogliere tutte le segnalazioni in un’apposita banca dati in formato telematico e/o cartaceo, avendo cura di conservare le medesime per il tempo necessario al trattamento delle singole segnalazioni e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione;
• mettere a disposizione a soggetti esterni, previa autorizzazione dello stesso, i dati e le informazioni conservati nella banca dati, salvo che l’accesso debba essere consentito obbligatoriamente ai sensi di legge.

In ogni caso, al fine di garantire riservatezza sull’identità del Segnalante il gestore delle Segnalazioni si impegna a mantenere il più stretto riserbo sulle Segnalazioni e a non divulgare alcuna informazione che abbiano appreso in occasione dell’esercizio delle proprie funzioni. In particolare, il gestore delle Segnalazioni agisce in modo da garantire gli autori delle Segnalazioni contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione e, più in generale, contro qualsiasi conseguenza negativa derivante dalle stesse, assicurando la massima riservatezza circa l’identità del segnalante.

7. Tutela del Segnalante.

La MAX DIVANI S.r.l. intende garantire massima tutela e protezione al Segnalante, avendo riguardo alla sua riservatezza oltre che al diritto di non subire alcuna forma di discriminazione o ritorsione a seguito della Segnalazione di un illecito.

Pertanto, il canale di Segnalazione interno messo a disposizione dalla MAX DIVANI S.r.l. garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante e di tutti gli altri elementi della Segnalazione.

Inoltre, l’identità della persona Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona Segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona Segnalante alla rivelazione della propria identità. In questo caso, il componente dell’Organismo di Vigilanza, in quanto Gestore del canale interno di Segnalazione, deve dare avviso al Segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.

Si specifica che la Segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33. Infine, è fatto in ogni caso divieto alla MAX DIVANI S.r.l. di utilizzare le Segnalazioni oltre quanto necessario per dare seguito alle medesime.

Si precisa, inoltre, che i dati personali del Segnalante, del segnalato e di tutti i soggetti coinvolti nella Segnalazione sono trattati in conformità con la normativa vigente sulla protezione dei dati personali di cui al Reg. EU n. 679/2016 (GDPR) e di cui al D.lgs. 196/2003, così come modificato dal D.lgs. 101/2018.

In ogni caso, si specifica che il titolare del trattamento, ossia il gestore del canale interno di comunicazione, tratta i dati personali raccolti unicamente per il tempo necessario per la gestione e la finalizzazione della Segnalazione, e comunque per non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione.

È garantito all’interessato l’esercizio dei diritti di cui agli artt. 15 e ss. del Reg. EU n. 679/2016, secondo le modalità indicate nella relativa informativa. In questo contesto, alla luce di quanto precipuamente previsto dall’art. 35 del Reg. EU n. 679/2016, non ricorrendo né l’uso di nuove tecnologie, né particolari rischi per i diritti e le libertà degli interessati coinvolti, non è stato ritenuto necessario svolgere la Valutazione di Impatto (DPIA).

8. Tutela contro le ritorsioni.

Il Segnalante non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito, o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, in conseguenza della propria Segnalazione.

Sono misure ritorsive e/o discriminatorie non soltanto gli atti e provvedimenti ma ogni comportamento o omissione posti in essere nei confronti del segnalante, volti a limitare e/o comprimere l’esercizio delle funzioni proprie del lavoratore in guisa tale da disvelare un intento vessatorio o comunque da peggiorare la situazione lavorativa.

Si specifica che, nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti ritorsivi e/o discriminatori nei confronti del Segnalante, si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della Segnalazione e l’onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla stessa è a carico di colui che li ha posti in essere. Infine, in caso di domanda risarcitoria presentata all’autorità giudiziaria dal Segnalante, se il medesimo dimostra di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che il danno sia conseguenza della Segnalazione medesima.

9. Tutela del segnalato contro Segnalazione mendaci, diffamatorie, calunniose

Il soggetto che effettui delle Segnalazioni vietate, ed in particolare Segnalazioni che risultino mendaci, diffamatorie, calunniose, con l’unico scopo di danneggiare il segnalato, è consapevole che le misure di protezione descritte al paragrafo precedente non possono trovare applicazione in suo favore, ai sensi e agli effetti dell’art. 16 del D.Lgs. 24/2023.

Inoltre, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia, ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, deve essere irrogata al Segnalante apposita sanzione disciplinare.

In questo contesto, il segnalato, che venga informato di una Segnalazione di illecito a suo carico e che ritenga la medesima infondata, mendace, calunniosa o diffamatoria, potrà presentare apposita richiesta al gestore delle segnalazioni per conoscere l’identità del segnalante, ai fini di instaurare nei suoi confronti apposito procedimento civile e/o penale per la tutela dei propri interessi.

Il segnalato è fin da ora consapevole che l’identità del Segnalante potrà essere rivelata solo su suo espresso consenso e che in ogni caso sono vietati atti ritorsivi e discriminatori, così come elencati e descritti al paragrafo precedente.